Tugas 4.1 Inovasi

Belajar dari Australia mengenai implementasi Shared Service
Salah satu negara yang telah berhasil melaksanakan implementasi sistem keuangan baru yang mampu mengakomodir kebutuhan saat ini adalah Australia. Sistem tersebut mereka namakan dengan Shared Service (dilaksanakan oleh Departemen of Treasury and Finance Western Australia Government). Shared Service adalah konsolidasi pengadaan sebuah instansi, keuangan dan sistem sumber daya manusia ke dalam satu produk yang menyediakan keseluruhan kerangka sistem untuk bagaimana melaksanakan dan mengelola layanan ini.

Dalam workshop yang diadakan beberapa waktu yang lalu, Direktorat Transformasi Perbendaharaan mendatangkan dua orang narasumber langsung dari Western Australia Departement of Finance (Departemen Keuangan Australia Barat) yaitu Pascoe Rechichi dan Janet Cardew. Mereka menyampaikan banyak hal terkait implementasi “SPAN” mereka. Salah satu poin dari materi yang disampaikan adalah kunci keberhasilan dan faktor-faktor pendukungnya.

Sebuah perubahan merupakan suatu hal yang mesti dilakukan untuk selalu “update” dengan zaman yang juga selalu berubah. Ada dua kemungkinan hasil yang bisa terjadi dalam pelaksanaan sebuah perubahan yaitu berhasil atau gagal. Mudah untuk mencapai sebuah kegalan namun juga tidak terlalu sulit untuk mencapai keberhasilan. Setidaknya dibutuhkan sebuah komitmen yang tinggi dari para pimpinan, kerja keras dan semangat pantang menyerah dan tentu saja persiapan-persiapan yang cukup. Apa sajakah persiapan-persiapan yang dilakukan oleh Western Australia sebelum implementasi Shared Service?

Western Australia melakukan berbagai analisa dan membagi perencanaan dalam strategi perubahan menjadi beberapa bagian, yakni: Karakteristik, Prosedur/ Bisnis Proses, Informasi dan Teknologi.

Karakteristik

Kita harus mampu menjelaskan target dari pengembang IT, memberikan batas waktu dalam pengembangannya, mendapatkan hasil maksimum dari IT dan mengelola resiko yang mungkin timbul serta menyelaraskan produk vendor dengan roadmaps infrastruktur.

Prosedur

Mengidentifikasi prosedur yang pasti akan mendapat dukungan para eksekutif, menggambarkan model proses bisnis pada saat bekerja dan profil karyawan, menentukan skala prioritas dari sebuah prosedur, melakukan peninjauan proses bisnis sesuai dengan standar alur proses dan kemampuan, menerapkan mekanisme untuk memantau proses aplikasi dengan prosedur guna mengidentifikasi permasalahan lebih awal sehingga bisa segera melakukan koreksi serta membangun dukungan staf dengan meningkatkan kemampuan mengelola aplikasi termasuk membentuk beberapa spesialisasi.

Informasi
Mengembangkan manajemen kebijakan secara lebih rinci untuk klasifikasi data, privasi dan akses serta backup data, retensi dan kerusakan. Kemudian menyelaraskan aplikasi dengan dukungan teknologi untuk sebuah informasi demi sebuah kebijakan, dapat juga dilengkapi dengan aplikasi-aplikasi tambahan yang mendukung pekerjaan. Dan terkait dengan perencanaan, pekerjaan apapun akan dimasukkan dalam strategi transisi aplikasi.

Aplikasi

Terkait aplikasi, terdapat beberapa hal yang menjadi pusat perhatian, yakni:

– Review aplikasi ERP dan komponen pendukung untuk menentukan ketahanan dan skalabilitas dalam kesiapan untuk meningkatkan lembaga onboarding,

– Mengidentifikasi prioritas utama output aplikasi, yakni penggajian, penentuan waktu, manajemen kas, dan melakukan tinjauan kinerja yang ditargetkan.

– Bila memungkinkan, bisa juga dengan menyederhanakan aplikasi (juga proses bisnis) dan membangun sistem untuk memberikan kemampuan terbaik.

– Sedapat mungkin mengganti kode pesanan dengan kemampuan standar produk yaitu manajemen identitas, penggajian dll.

– Mengembangkan strategi pelaporan masa depan

– Mengembangkan pengukuran hasil yang komprehensif, dan pengawasan untuk mengidentifikasi sesuatu, melakukan konsolidasi, dan memberikan laporan aktifitas aplikasi dan efisiensi.

-Strategi transisi harus menyelaraskan dengan roadmap dukungan vendor untuk mendapatkan nilai maksimum dari investasi yang telah dilakukan.

Teknologi

Ini merupakan salah satu elemen pendukung utama dalam perubahan seperti ini, ada beberapa hal menjadi perhatian antara lain, transisi teknologi didasarkan pada prinsip pembaharuan yang terstruktur, melakukan upgrade secara berkelanjutan khususnya infrastruktur, seperti ketersediaan kapasitas dan identifikasi masalah lainnya. Kemudian fase implementasi didahului dengan periode tiga bulan sambil mengembangkan model tugas-tugas yang akan dilaksanakan.

Persamaan Shared Service dengan SPAN

– Didukung ribuan tenaga kerja profesional.

– Melibatkan banyak instansi terkait.

– Mengelola dana yang sangat besar dan memerlukan sistem terbaik serta teknologi yang handal untuk menunjang laporan yang komprehensif.

– Sistem pengelolaan baru yang paling update

– Sama-sama dituntut mengelola keuangan secara efektif, efisien, akuntabel, dan transparan.

Dengan melihat beberapa persamaan tersebut, apakah kita bisa turut mensukseskan sistem pengelolaan keuangan baru kita? Tentu saja.

Ira Meilani /riss

Komentar
Evaluasi Penerapan Shared Service Center
Oleh firman (Sel, 12/19/2017 – 19:35)
Shared service center (SSC) adalah kiat kolaboratif untuk mereorganisasi departemen-departemen pendukung, seperti sumber daya manusia, tehnologi serta info, dan akuntansi serta keuangan, yang sering dilihat jadi beban untuk departemen operasional.

SSC mempunyai susunan manajemen yang didesain untuk tingkatkan efisiensi, penciptaan nilai, penghematan cost, serta penambahan service untuk pelanggan internal. Riset ini memiliki tiga maksud, yakni pelajari sholat dhuha argumen perusahaan dalam mengaplikasikan kiat pembentukan SSC dalam rencana pengurangan cost, mengidentifikasi keuntungan/kerugian aktual dari aplikasi SSC, dan implikasi dari SSC pada peranan akuntansi manajemen.

Data yang dibutuhkan dalam riset ini dihimpun dari dokumen internal perusahaan yang berkaitan dengan implementasi SSC dan wawancara dengan pihak yang ikut serta dalam sistem implementasi kiat ini. Hasil dari riset tunjukkan kalau perusahaan berhasil menjangkau penghematan serta efisiensi mulai sejak dibuatnya SSC lewat relokasi dan penghapusan duplikasi.

Penghematan diraih lewat relokasi operasi serta pengurangan jumlah tenaga kerja. Penghapusan duplikasi diraih dengan pertolongan tehnologi berbentuk SAP serta Citidirect BE. Implementasi SSC tidak mengakibatkan ada perubahan dalam peranan akuntansi manajemen. Keyword : shared service center, peranan akuntansi serta keuangan, penghematan cost, peranan akuntansi manajemen